1. Contexte
AQC Capital est un fonds d’investissement en capital de risque œuvrant sur tout le territoire du Québec et dont le siège social se situe à Place Ville-Marie au centre-ville de Montréal.
Pour ce document, le terme « AQC » sera utilisé pour des fins de simplicité. AQC est une personne morale à but lucratif sous charte provinciale qui collecte et traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont AQC les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont AQC traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par AQC par tout moyen technologique.
2. Application et définitions
Cette politique s’applique à AQC, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés et sous-traitants ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de AQC. Elle s’applique également à l’égard du site Web (https://aqccapital.ca//).
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par AQC, que ce soit les renseignements des entrepreneurs potentiels ou actuels, des travailleurs autonomes (en investissement), ses employés, les membres de Anges Québec (AQ) ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de son site Internet ou autre).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa situation financière personnelle, son origine ethnique, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements financiers, renseignements bancaires et renseignements biométriques.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
3. Collecte, utilisation et communication
Notre processus d’investissement exige que nous ne recueillions qu’une quantité limitée de données considérées comme renseignement personnel, que ce soit en personne, par téléphone, par vidéoconférence, via l’accès au site Web (formulaire en ligne) ou via les boîtes de courriel des employés.
Si vous êtes un fournisseur actuel ou potentiel, nous recueillons des données de base sur les personnes avec qui nous communiquons, telles que leurs noms, titres et coordonnées.
Si vous déposez votre candidature pour un emploi chez AQC, nous recueillerons les données que vous nous fournissez comme votre curriculum vitae et le contenu des courriels reçus si applicable.
AQC informera les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
AQC applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
Consentement :
· De façon générale, AQC collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
· Normalement, AQC doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, AQC peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où AQC peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.
Collecte :
· Dans tous les cas, AQC ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.
· Veuillez noter que les services de AQC ne s’adressent jamais à des personnes mineures (moins de 14 ans)
· Collecte auprès de tiers. AQC peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, AQC demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation (ex : AQ), la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à AQC.
Dans certaines situations, AQC peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.
Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services, ou pour autrement faire affaire avec AQC. Lorsque requis, AQC recueillera le consentement de la personne au moment opportun.
Détention et utilisation :
· AQC veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
· AQC ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que AQC veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, AQC peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. :
· lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
· lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
· lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.
· Accès limité. AQC doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. AQC demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.
Communication à des tiers dans le cadre des affaires :
· Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, AQC obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, AQC devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.
· Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:
· AQC peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
· Des renseignements personnels pourront être transmis à ses partenaires (ex : AQ et autres fonds co-investisseurs) ou fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Dans ces cas, l’utilisation de ces renseignements doit être faite que dans le cadre de l’exécution du service.
· Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, AQC pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.
· Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par AQC soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque AQC a recours à des fournisseurs de services où les bureaux se situent hors Québec ou lorsque AQC fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.
Témoins de connexion (cookies) et site Web
· Utilisation de témoins de connexion
Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site Web par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.
Le site Web contrôlé par AQC utilise des témoins de connexion notamment :
· Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
· À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site Web.
Le site Web contrôlé par AQC utilise les types de témoins suivants :
· Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site Web seulement.
· Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.
AQC recueille des renseignements personnels via un formulaire avec un service technologique qui dispose d’une cache dans un formulaire Web et AQC doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par des règlements des marchés financiers ou la réglementation applicable par l’AMF, AQC ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Selon la nature des activités d’affaires, les renseignements personnels utilisés par AQC peuvent être conservés pour des durées de quelques mois pour des CV reçus, plus de 12 années pour les dossiers inactifs d’entrepreneurs ou les cas d’employés ayant quitté l’entreprise (le fond ayant une durée de vie d’environ 12 années).
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, AQC s’assurera :
1. de les détruire; ou
2. de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
La destruction de renseignements par AQC doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements. La politique de sécurité interne définit les mécanismes de destruction sécuritaire.
La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par AQC concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de AQC (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.
5. Responsabilités de AQC
De manière générale, AQC est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient peu importe si les supports informatiques sont sous sa responsabilité directe ou via un fournisseur infonuagique.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de AQC est une personne en autorité. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le directeur général de AQC assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Les membres du personnel de AQC ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés de AQC à l’égard des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de AQC à cet égard, le cas échéant.
6. Sécurité des données
AQC s’engage à définir, mettre en place et appliquer une politique de sécurité interne et des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, AQC doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.
7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de AQC, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par AQC et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de AQC doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander à AQC quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez AQC qui y ont accès et leur durée de conservation.
8. Processus de traitement des plaintes
Réception
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par AQC, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de AQC, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par AQC. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
Traitement
AQC s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de AQC pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par AQC est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
AQC doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
9. Approbation
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de AQC, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels pour AQC
Mme Marianne Bohen 3 Place Ville-Marie
Suite 1-100, 1er étage
Montréal (Québec)
H3b 0E7 Courriel : [email protected]
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
10. Publication et modifications
La présente politique est publiée sur le site Web de AQC, ainsi que sur tous les sites Internet contrôlés et maintenus par AQC, auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.
Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette Politique à tout moment. La plus récente version de la Politique peut être consultée en visitant notre site Web. Votre utilisation de notre site Web peut également être soumise à des conditions supplémentaires décrites dans les Conditions d’utilisation et ailleurs sur le site Web.
*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.
Dernière mise à jour: 11 janvier 2023